從接聽電話和留言訊息可以看出一個人做事是否細心、對事的敏銳性和是否可以掌握資訊,這是給上司、同事的最初印象,如果連電話留言都丟三落四,其它事情做得好嗎? 留言掌握5W1H 新鮮人秀出專業

 

 當辦公室電話鈴聲響了,常常只見老鳥們個個裝忙,突然講電話、對著電腦螢幕一副煞有介事地振「筆」疾書,任電話響到翻天,老闆都快抓狂時,這正是職場新鮮人表現的大好機會!職場老鳥感謝你這菜鳥來當接線生,老闆則容易發現你的勇氣、主動和積極,多給你一些關愛的眼光!

 

接聽電話是職場新鮮人的第一課,只要掌握5W1H的原則,留言並不難。

 

who何人 XX公司的王總經理(很清楚知道是誰)

 

when何時 下午一點半、兩點打來(打兩通,表示重要)

 

where何地 他說他在國外(在國外還打來,確定有事)

 

what何事 有關上週出的貨好像有問題(可以立即調閱資料)

 

why理由 貨的品項和訂單有差異(先向相關部門瞭解情況,準備資料)

 

how如何 感覺有點急,電話號碼我放您桌上(感覺急,也留了王總經理國外的連絡電話,可以立即處理。)

 

 這通留言肯定不會漏接訊息,還能讓老闆眼睛為之一亮,相較於避接電話的老鳥,新鮮人的你明顯勝出!如果資訊判斷上很緊急,這時可以主動協助聯絡老闆或同事,則是更積極的作法,如果你做的永遠比要求的多,想不獲得信任和青睞都很難!

 

轉了沒接是白搭 轉了不該接的是白目

 

接聽電話常遇到的另一個情況是「轉接」。

 

 有些人接聽電話,掌握不到重點,也無法釐清問題,讓一通電話在好幾個部門裡旅行,遇到這種情況,讓人覺得這家公司的人專業有限,要不然就是部門間互踢皮球,很難產生好的印象。

 

 只要對公司的服務項目、各部門職掌有清楚的認識,瞭解部門內每位同事負責的業務範疇,都有助於正確地轉接電話。而這些資訊可以透過公司簡介、網站、內部教育訓練得知,當然,前輩更是你請益的對象,不要害怕問問題,不懂裝懂容易弄巧成拙!

 

 轉接電話時最要不得的情況就是─轉接後立刻掛斷電話,你根本不確定轉接是否成功。有些人雖然等到接通了,卻一聽到對方說「喂」就掛電話,接聽者只聽到「喀!」的一聲,也不知道從哪轉來的,心中肯定不舒服。也許接聽者手邊在忙、會客中、想晚點回電,或根本不想接這通電話,你莽莽撞撞的轉接給他豈不白目?而這些情況是可以避免的。

 

 轉接時先問清楚來電者的公司或姓氏,如果沒人接聽,則請對方留言。若轉接成功時可說:「陳副總,電話線上是XX公司的王小姐找您,幫您轉接過來好嗎?」轉接與否都聽陳副總指示,如此可確認電話成功轉接,也不會讓接聽者覺得不悅。

 

職場基本功練紮實 為專業形象加分

 

接聽電話是上班族最基本的課題,雖然見不到面,但電話裡、外可以嗅到許多資訊,熱線中也很容易漏餡,態度和專業都會表露無遺,讓人知道你幾斤幾兩重!

 

當下次當辦公室電話響起時,請把電話接起來,從接聽、轉接、留言的基本功練起,實地操練操練吧!

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